Quy trình và kỹ năng quản lý nhân sự trong doanh nghiệp

Quản lý nhân sự là một trong những công việc quan trọng hàng đầu, là hoạt động không thể thiếu đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào nếu muốn phát triển và tồn tại lâu dài. Vì nguồn nhân lực là tài nguyên quý giá đối với mỗi công ty, doanh nghiệp nên việc xây dựng được quy trình quản lý nhân sự hợp lý có thể giúp doanh nghiệp khai thác, phát triển tối đa tiềm năng và kiểm soát được tình hình nhân sự hiệu quả nhất. Quản lý nhân sự hiệu quả sẽ nâng cao năng suất và chất lượng làm việc của nhân viên đồng thời khẳng định, phát huy vai trò của người quản lý. Vậy làm thế nào để quản lý được điều này? Lâm Minh Long sẽ giới thiệu đến bạn đọc về khái niệm, quy trình cũng như cách quản lý nhân sự đạt tối ưu để giải đáp thắc mắc trên.

Quản lý nhân sự là gì?

Nhân sự trong doanh nghiệp bao gồm tất cả các thành viên tham gia vào doanh nghiệp ấy, sử dụng các kiến thức, khả năng, kĩ năng, các giá trị đạo đức và các hành vi ứng xử nhằm mục đích thành lập, duy trì và phát triển doanh nghiệp.

Quản lý nhân sự hay HRM (tên viết tắt của Human Resource Management) là hoạt động mà doanh nghiệp thực hiện để nhằm mục đích khai thác, sử dụng và quản lý con người bên trong tổ chức sao cho đạt được hiệu quả cao nhất. Nhiệm vụ của nhà quản lý nhân sự đó là xây dựng các quy trình để quản lý và thúc đẩy hiệu suất công việc của nhân sự nhằm giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh.

Ngoài ra, dựa vào cách quản lý nhân sự hiệu quả mà còn giúp giữ chân người tài giỏi ở lại cống hiến với công ty lâu dài hơn. Các công việc chính mà một nhà quản lý nhân sự cần phải thực hiện bao gồm:

• Đưa ra chính sách về tài nguyên nhân sự: Điều này giúp doanh nghiệp thúc đẩy năng lực làm việc của nhân viên một cách hiệu quả mà vẫn đảm bảo phù hợp với quy định của nhà nước.
• Cung cấp dịch vụ nội bộ: Thực hiện cung cấp dịch vụ tuyển dụng nhân sự đáp ứng nhu cầu phát triển của các phòng ban. Ngoài ra, quản lý nhân sự còn liên quan đến các chính sách lương thưởng, bảo hiểm xã hội hay an toàn lao động,…
• Kiểm tra và quản lý nhân viên: Giám sát các hoạt động về việc tuân thủ chính sách, văn hóa của doanh nghiệp, năng lực làm việc của nhân viên từ đó đưa ra đánh giá về điểm mạnh, điểm yếu của từng nhân sự.

Tóm lại, quản lý nhân sự là một việc cực kỳ quan trọng. Bởi ảnh hưởng rất lớn đến sự phát triển của các doanh nghiệp không chỉ ở trong lĩnh vực kinh doanh mà còn ở trong mọi lĩnh vực đời sống.

Vai trò của quy trình quản lý nhân sự trong doanh nghiệp

Quản lý nhân sự là việc không hề đơn giản, bởi nó là một quá trình phức tạp, có rất nhiều khâu, nhiều bước và liên quan tới nhiều bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp. Nếu không có một quy trình cụ thể rõ ràng sẽ có nhiều vấn đề bất cập xảy ra và gây hậu quả nghiêm trọng.

• Giảm sai sót, chậm trễ trong quá trình vận hành, quản trị nhân sự.
• Tăng năng suất, chất lượng làm việc giảm được các chi phí ẩn doanh nghiệp, thông qua việc xem xét và phân bổ các nguồn lực một cách hợp lý.
• Nâng cao tinh thần cạnh tranh, trách nhiệm trong công việc của nhân viên, để đảm bảo xây dựng và phát triển hình ảnh doanh nghiệp, chất lượng dịch vụ khách hàng.
• Cải thiện sự tương tác, mối quan hệ giữa bộ phận nhân sự với các phòng ban, với các nhân viên khác trong công ty.

Các bước xây dựng quy trình quản lý nhân sự hiệu quả

Với mỗi một loại hình doanh nghiệp thì chúng ta sẽ có những cách quản lý nhân sự riêng biệt nhằm đạt được kết quả cao cho tổ chức. Tuy nhiên, tất cả đều sẽ cần phải trải qua một quy trình quản lý nhân sự với các bước cơ bản như sau: Tuyển dụng, đào tạo, xây dựng chính sách, đặt mục tiêu, đánh giá, phát triển văn hóa doanh nghiệp.

Bước 1: Xây dựng một hệ thống quản lý nhân sự

Bước đầu trong việc quản lý nhân sự đó chính là phải xây dựng quy trình tuyển dụng một cách tối ưu. Nếu doanh nghiệp có thể tuyển được các nhân sự giàu kinh nghiệm, kỹ năng cao sẽ giúp cho quả trình quản lý nhân sự nhẹ nhàng hơn so với việc không có quy trình cụ thể. Việc thiết lập hệ thống quản lý nhân sự bao gồm:

• Các thông tin cần thiết của từng cá nhân như: họ và tên, độ tuổi, kinh nghiệm, quê quán…
• Xây dựng hồ sơ theo dõi tuyển dụng nhân sự để tuyển chọn được những ứng viên tài năng, đáp ứng được nhu cầu cho công việc.
• Lập bảng theo dõi khả năng của nhân viên để đưa ra các quy trình đào tạo nhằm nâng cao trình độ cho nhân viên, từ đó có thể phân bổ nguồn lực vào các vị trí phù hợp.
• Bảng theo dõi mức lương để giúp quản lý nắm bắt được mức lương cụ thể của từng nhân viên để từ đó có sự điều chuyển mức lương phù hợp cho từng vị trí.

Bước 2: Xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự thông minh

Bên cạnh việc xây dựng hệ thống quản lý nhân sự thì doanh nghiệp còn cần phải xây dựng nên một quy trình tuyển dụng nhân sự thông minh. Tuyển dụng là hoạt động tìm kiếm và thu hút các ứng viên đạt tiêu chuẩn đến phỏng vấn. Hệ thống tuyển dụng này sẽ bao gồm các bước phù hợp với từng mô hình mà doanh nghiệp áp dụng như:

• Tuyển dụng, phỏng vấn các nhân sự.
• Kế hoạch đào tạo và điều chuyển nhân sự giữa các phòng ban
• Thông báo nội quy, quy định được áp dụng và xây dựng văn hóa doanh nghiệp.
• Các chế độ đãi ngộ, phúc lợi, lương thưởng.

Vì nhân sự là lực lượng nòng cốt của mỗi doanh nghiệp nên tuyển dụng nhân sự là một khâu vô cùng quan trọng cần được quan tâm đúng mực, cân nhắc và xây dựng hợp lý, đảm bảo chọn được những ứng viên phù hợp nhất cho doanh nghiệp.

Bước 3: Xây dựng kế hoạch đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Bước tiếp theo sau khi tuyển dụng là xây dựng kế hoạch đào tạo và phát triển nguồn nhân lực mới. Doanh nghiệp cần có một chiến lược đầu tư dài hạn cho quá trình đào tạo để có được nguồn nhân lực chất lượng tốt. Khi đã có được đội ngũ nhân viên có năng lực tốt, tay nghề cao thì khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường cũng sẽ cao hơn. Lúc này, để đảm bảo chất lượng của nhân sự thì nhà quản lý cần thực hiện các khóa đào tạo, giáo trình nâng cao năng lực, kỹ năng làm việc và chuyên môn cho nhân sự.

Bước 4: Mô tả công việc rõ ràng và phân công phù hợp cho từng nhân sự

Khi có một quy trình làm việc cụ thể, nhân viên sẽ định hướng nhiệm vụ được giao nhanh và chính xác hơn. Nhân viên làm việc theo nhóm hoặc theo phòng, ban sẽ không bị chồng chéo công việc để đảm bảo thực hiện đủ các công việc cần làm. Việc xây dựng bảng mô tả công việc chi tiết sẽ giúp nhân viên có định hướng về công việc một cách rõ ràng, chính xác và giảm căng thẳng khi bắt đầu thực hiện.

Bảng mô tả công việc rõ ràng này còn giúp người quản lý vừa phân công công việc phù hợp với từng nhân viên, giúp họ phát huy tối đa năng lực tiềm năng của mình, vừa theo dõi tiến độ sát sao công việc và đánh giá kết quả của nhân viên một cách dễ dàng hơn. Từ đó, góp phần xây dựng đội ngũ nhân sự vững mạnh hơn từ bên trong.

Bước 5: Chế độ lương thưởng, chính sách phúc lợi cho nhân viên

Các chính sách phúc lợi và chế độ lương thưởng trong công ty là điều kiện để thu hút và giữ chân nhân viên lâu dài với công ty. Mỗi công ty sẽ có những chế độ khác nhau nhưng đều đảm bảo đời sống tinh thần thoải mái và lợi ích vật chất đầy đủ cho nhân viên. Đây được coi là chìa khóa quan trọng trong quá trình quản lý nhân viên, trong mối quan hệ giữa công ty và nhân viên.

Bước 6: Đặt mục tiêu công việc và các tiêu chuẩn đánh giá thành tích

Ở bước này, nhà quản trị sẽ đưa ra các mục tiêu công việc cho từng giai đoạn của tất cả các bộ phận trong công ty. Mục tiêu đưa ra càng rõ ràng và chi tiết thì mức độ thành công càng cao hơn. Sau khi đã triển khai, nhà quản lý sẽ đưa ra hệ thống bảng biểu nhằm mục đích đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên. Trường hợp nào nhân sự có thành tích tốt thì tiến hành khen ngợi và động viên khích lệ và ngược lại.

Bước 7: Phát triển văn hóa doanh nghiệp

Văn hoá doanh nghiệp chính là tinh thần và nền tảng để duy trì sự gắn kết và cống hiến của nhân viên với mục tiêu chung. Xây dựng văn hóa doanh nghiệp là một trong những điểm cốt lõi trong quy trình hệ thống quản lý nhân sự. Bất kể một doanh nghiệp nào nếu thiếu đi văn hóa doanh nghiệp đều không thể trụ vững được trên thị trường. Đây được xem như là tinh thần cũng như quan điểm giá trị của một doanh nghiệp.

Những kỹ năng cơ bản để quản lý nhân sự hiệu quả

Kỹ năng chuyên môn

Người làm quản trị nhân sự cần có các kỹ năng chuyên môn như dự báo nhu cầu nhân sự và hoạch định nguồn nhân lực, phác họa chân dung các ứng viên tiềm năng cho vị trí tuyển dụng mà doanh nghiệp muốn đăng tuyển. Việc nâng cao kỹ năng chuyên môn vô cùng quan trọng đối với một người quản lý nhân sự.

Kỹ năng nhân sự

Người quản lý nhân sự cần giỏi về các kỹ năng nhân sự bao gồm: kế hoạch và phát triển nhân lực, chiến lược và quản lý nhân sự, thiết kế bộ máy tổ chức, tuyển dụng và đào tạo, các phương pháp nâng cao hiệu quả công việc, các khoản phúc lợi và lương bổng, đồng thời hỗ trợ nhân viên.

Kỹ năng giao tiếp, lắng nghe nhân viên

Người quản lý nhân sự đòi hỏi phải có kỹ năng giao tiếp và làm việc với tập thể, luôn sẵn sàng giúp đỡ và đưa ra những lời khuyên thích hợp cho nhân viên khi cần thiết. Người quản lý nhân sự thường là người nhạy bén, khéo léo trong cách ứng xử với các nhân viên, đặc biệt là họ hiểu rõ tính chất công việc và tính cách của từng người. Kỹ năng lắng nghe và thấu hiểu nhân viên thì không đơn giản, người quản lý không chỉ thu được những thông tin cần thiết, mà còn thấu hiểu được tâm tư, nguyện vọng của cấp dưới để có các chính sách và giải pháp phù hợp trong quá trình quản lý. Đó cũng là cách để động viên và khích lệ tinh thần cho nhân viên.

Kỹ năng nhận diện, giải quyết vấn đề

Khả năng nhận diện và giải quyết vấn đề thể hiện trình độ năng lực của một người quản lý. Người quản lý nhân sự cần quan sát quá trình làm việc của nhân viên để biết được điểm mạnh, điểm yếu của từng người và hỏi han, quan tâm tới họ, cho họ có cơ hội trải lòng những khó khăn, khúc mắc trong công việc và kể cả việc gia đình. Ngoài ra, kỹ năng giải quyết vấn đề cũng được thể hiện ở khả năng xử lý các tình huống của người quản lý.

Kết luận

Quản trị nhân sự là một công việc quan trọng trong hoạt động của công ty. Vì vậy, doanh nghiệp cần phải chú trọng để xây dựng những hệ thống, quy trình quản lý nhân sự hiệu quả. Bên cạnh đó, nhà quản trị cũng phải luôn luôn nỗ lực, trau dồi các kỹ năng quản lý nhân viên qua sách vở, kinh nghiệm thực tiễn và kinh nghiệm của những người đi trước. Để quản lý nhân sự một cách hiệu quả từ đó thúc đẩy năng suất làm việc tối ưu thì đòi hỏi nhà quản trị không những có kiến thức về ngành nhân sự mà còn phải có các kỹ năng cần thiết để hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp. Với nội dung Lâm Minh Mong đã cung cấp giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm quản lý nhân sự, quy trình xây dựng cũng như kỹ năng cần thiết ở một nhà quản lý nhân sự.

Lâm Minh Long chúc các bạn thành công!