Định biên nhân sự ? Điều kiện để tính định biên và nguyên tắc tính thông dụng

Trong công tác quản trị nhân sự tại công ty, việc theo dõi, lập kế họach Định biên nhân sự là cốt lõi để thực hiện chính sách tuyển dụng và hoạch định nguồn lực. Vậy định biên nhân sự là gì? Đâu là điều kiện để tính định biên?

Cùng Đào tạo Bình Dương tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé !

Định biên nhân sự là gì?

Nội dung bài viết

Định biên nhân sự là khái niệm được sử dụng nhiều trong khối ngành kinh tế kế hoạch và nhà nước. Là một đề tài rất quen thuộc nhưng cũng không dễ để hiểu nó một cách rõ ràng, tường tận. Định biên nhân sự có thể được hiểu đơn giản là việc xác định một số lượng con người với những điều kiện phù hợp về phẩm chất cá nhân và tri thức để có thể đáp ứng những khối lượng công việc cho một vị trí cụ thể trong tương lai.

Điều kiện để tính định biên nhân sự là gì?

Đối với cấp công ty:

Cần có định hướng chiến lược phát triển rõ ràng
Có kế hoạch kinh doanh cụ thể với ngân sách và các kịch bản thay đổi

Đối với cấp bộ phận:

Xác định được hệ thống vị trí, nhiệm vụ và quyền hạn công việc
Xác định được tần suất các nhiệm vụ và quy trình thực hiện công việc một cách tương đối
Xác định được kỳ vọng về mức độ thành thạo và ước lượng được kết quả đầu ra của các vị trí
Nắm rõ về mức độ ứng dụng tự động hóa trong thực thi công việc và hệ thống dữ liệu quản lý

Dựa vào các nguyên tắc nào để tính định biên nhân sự?

Định biên nhân sự thường không có công thức nhất quán để tính, tuy nhiên nó được xác định dựa trên 3 nguyên tắc cơ bản sau:

Nguyên tắc 1: Các nguyên tắc về tỷ lệ tương quan

Nguyên tắc: Tỉ lệ tăng / giảm so với năm trước tương ứng với tương quan tăng/ giảm của mức doanh thu

Ví dụ : Doanh thu 2017 tăng 30% thì định biên tăng 20%
Bối cảnh áp dụng: Công ty có quy mô rất lớn, thay đổi nhân sự có tính quy luật cao

Nguyên tắc: Tương quan giữa nhóm vị trí trực tiếp (kinh doanh và sản xuất) với vị trí gián tiếp

Ví dụ : Trực tiếp vs gián tiếp là 65% và 35%, Quản lý vs nhân viên là 15% – 85%
Bối cảnh áp dụng: Công ty đã có dữ liệu điều tra của nhiều năm

Nguyên tắc: Tương quan giữa ngân sách cho các nhóm quản lý và nhân viên, gián tiếp và trực tiếp

Ví dụ : Chi phí / doanh thu = 78%. Quỹ lương quản lý và nhân viên = 22% – 78%

Nguyên tắc 2: Các nguyên tắc về định mức lao động

Nguyên tắc: Theo khối lượng

Ví dụ :

– 30 sản phẩm / ca / người

– 100 sản phẩm /ca/ dây chuyền (nhóm)

– 15 khách hàng phục vụ / ngày

– Làm sạch 800 m2 sàn / ca

Bối cảnh áp dụng: Công việc gắn với sản xuất hoặc dịch vụ, tăng lên theo mức độ thành thạo của người thực hiện

Nguyên tắc: Theo hệ chỉ tiêu hiệu suất

Ví dụ: Tập hợp các chỉ tiêu doanh thu (100 tỉ) và số lượng khách hàng (200 khách) / năm
Bối cảnh áp dụng: thường áp dụng cho khối kinh doanh

Nguyên tắc: Theo thông lệ thao tác nghề nghiệp

Ví dụ: Số lượng chứng từ hoàn thành, số báo cáo X tần suất trong năm

Số lượng giao dịch thực hiện / ngày

Bối cảnh áp dụng: Áp dụng cho khối gián tiếp

Nguyên tắc: Theo đối tượng phục vụ

Ví dụ: 1 nhân viên nhân sự tương ứng với 60 người trong công ty
Bối cảnh áp dụng: Áp dụng cho khối gián tiếp

Nguyên tắc 3: Các nguyên tắc về tần suất và thời lượng

Nguyên tắc: Dựa vào cơ cấu chức danh, tần suất và thời lượng thực hiện nhiệm vụ

Ví dụ: Vị trí Kế toán chi phí bao gồm nhiệm vụ:

– Kiểm tra chứng từ, hạch toán, thanh toán – hàng ngày, 100 chứng từ / ngày

– Lập báo cáo: cuối mỗi tháng, 1 ngày/ báo cáo

– Làm việc với thanh tra thuế: cuối mỗi quý, 3 ngày

– Hoàn thiện các chứng từ thanh toán (hóa đơn, nghiệm thu, v.v.): cuối mỗi năm, 20 ngày

Bối cảnh áp dụng:

– Thường áp dụng cho khối gián tiếp

– Có thông lệ tham khảo được giữa các doanh nghiệp

Bài viết trên đã phần nào giúp cho các bạn có cái nhìn tổng quát về định biên nhân sự là gì, các điều kiện và nguyên tắc để tính định biên. Đào tạo Bình Dương mong rằng với những thông tin trên sẽ giúp ích cho các nhà quản lý trong công tác hoạch định và quản trị nhân sự của mình.