Khi một nhân sự mới muốn trở thành nhân viên của một công ty thì việc trước tiên cần phải tham khảo và tìm hiểu là bản mô tả công việc hay còn được viết tắt là JD (Job Description). Vậy JD là gì? Cách xây dựng bản JD tuyển dụng nhân viên đúng chuẩn là như thế nào? Đừng bỏ lỡ bài viết sau để có cái nhìn tổng quan nhất về vấn đề này.

Chi tiết cách xây dựng bản JD “chuẩn” trong tuyển dụng

JD tuyển dụng là gì?

Khi bắt tay vào thực hiện một công việc nào đó, điều mà nhân viên cần phải làm là vạch ra kế hoạch rõ ràng để thực hiện những công việc cần thiết. Đây là yếu tố cực kỳ quan trọng giúp chúng ta có thể định hướng được công việc rõ ràng, cụ thể. 

Trong việc ứng tuyển nhân viên cũng vậy, người tuyển dụng sẽ lập ra bản kế hoạch. Trong đó, công ty cần đưa ra những quy định chuẩn nhất về nhiệm vụ, chức năng tương ứng với nhân viên mới theo vị trí phù hợp. Việc này giúp cho nhân viên ứng tuyển xác định được rõ công việc mình cần phải làm để sớm làm quen và cân đối khả năng, sắp xếp công việc rõ ràng. 

Tên đầy đủ của JD tuyển dụng là Job Description, dịch ra nghĩa Tiếng Việt chúng được hiểu là bản mô tả công việc cho nhân viên khi đi tuyển dụng. 

Từ trước đến nay, mọi người thường nghĩ rằng, sau khi đã được công ty phỏng vấn thì ứng viên có thể bắt tay vào công việc của mình ngay. Tuy nhiên, sự thật lại không phải vậy, phỏng vấn chỉ là cơ sở để nhà tuyển dụng lựa chọn nhân sự mới. 

Để chắc chắn nhân viên có thể hoàn thành và đảm bảo khối lượng công việc cũng như hiểu rõ nhiệm vụ và quyền hạn nhân viên thì doanh nghiệp sẽ giao cho ứng viên một bản JD tuyển dụng. Điều này giúp nhân sự mới có thể hình dung ra việc cần phải là gì, từ đó cân đối và hoàn thành tốt công việc theo khả năng. 

Chi tiết cách xây dựng bản JD “chuẩn” trong tuyển dụng

Một bản JD tuyển dụng hoàn chỉnh có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với cá nhân người lao động cũng như với các doanh nghiệp. Trong đó chứa đựng toàn bộ yêu cầu và chiến lược phát triển mà doanh nghiệp đề ra. 

Đặc biệt, bản mô tả công việc là cơ sở để doanh nghiệp có thể đánh giá đúng chuyên môn và trình độ của người lao động. Tuy nhiên, không phải ai khi đi ứng tuyển cũng nắm rõ được quy trình xây dựng bản JD tuyển dụng dành cho nhân viên chuẩn. Nếu người tuyển dụng đang loay hoay tìm hiểu một bản JD chuẩn bao gồm những gì thì đây chính là gợi ý tuyệt vời. Một bản mô tả công việc hoàn chỉnh và để lại nhiều ấn tượng bao gồm 4 bước sau:

Lập kế hoạch

Một trong những yếu tố để những người đứng đầu công ty đánh giá bản JD tuyển dụng chuẩn hay không phụ thuộc rất nhiều vào bước lập kế hoạch chi tiết. Khi đó, người tuyển dụng cần xác nhận được trách nhiệm của mình đối với công việc. 

Khi viết JD tuyển dụng cho nhân viên, cần đưa ra được những tiêu chí rõ ràng, yêu cầu cụ thể để những người mới bắt đầu nắm bắt một cách cụ thể những gì họ cần làm cho công ty, doanh nghiệp. Ngoài ra những quyền lợi nhân viên mới được hưởng khi vào làm cũng cần được vạch ra trong bước lập kế hoạch này. 

Thu thập thông tin

Ở một bản JD tuyển dụng sẽ có mục thông tin bổ sung được nhân viên hành chính của doanh nghiệp thu thập từ các nguồn sau:

• Phân công phạm vi trách nhiệm của vị trí trong phòng ban
• Bảng phân tích công việc, kế hoạch theo ngày tháng năm
• Tổng hợp các bộ phận trong công ty

Bên cạnh đó, nhà tuyển dụng có thể thu thập thêm nhiều thông tin từ các công ty “đối thủ” để tham khảo thêm nhiều điều mục khác nhau. Ví dụ như nhà tuyển dụng đưa ra mức lương và chế độ đãi ngộ dành cho nhân viên như thế nào, có thể áp dụng được cho đơn vị mình hay không. Tuy nhiên, theo thị trường có nhiều công ty có nhiều mức độ đãi ngộ hấp dẫn hơn để thu hút được nhiều ứng viên. Do đó, khi thu thập thông tin người tuyển dụng cần tìm hiểu một cách tỉ mỉ, chính xác sao cho đúng với thực tiễn. 

Phác thảo sơ bộ bản mô tả công việc

Sau khi đã hoàn thành xong phần lập kế hoạch và thu thập thông tin, người tuyển dụng cần phác thảo một bản mô tả sơ bộ công việc. Việc này cần phù hợp với những yêu cầu đã được đưa ra trước đó hoặc có thể dựa vào cơ sở dữ liệu đã được phân tích từ trước. 

Dựa vào bản phác thảo này, nhà tuyển dụng sẽ có thể hình dung cụ thể công việc sắp tới của nhân viên mới và những yêu cầu đối với người ứng tuyển. Còn đối với người được tuyển dụng, JD phác thảo công việc phải giúp họ xác định được vị trí và nhiệm vụ của mình trước khi bắt đầu làm việc. 

Bộ phận tuyển dụng sẽ là người thực hiện nên bản phác thảo này hoặc cũng có thể là bộ phận quản lý đưa ra. Thậm chí có thể là một nhân viên đã được ủy quyền soạn thảo dựa trên các tiêu chí xác định trước. Sau khi hoàn thành JD phác thảo công việc sẽ được trình lên cấp trên để ký và phê duyệt. 

Phê chuẩn bản mô tả công việc

Một JD tuyển dụng chuẩn cần có được sự thống nhất giữa nhà quản lý và người đảm nhiệm sau khi đã thảo luận, bàn bạc kỹ lưỡng. Lúc này người giám sát, người quản lý hay người trực tiếp làm công việc đó phải đưa ra phương án giải quyết nhanh chóng khi có sự cố hoặc gặp phải những vấn đề không muốn xảy ra. 

Sau khi đã thống nhất và đồng thuận nhất trí từ 2 bên, bản phác thảo mô tả công việc sẽ được trình lên cấp trên ký và phê duyệt. Bản phác thảo công việc đã được chấp thuận thì mọi yêu cầu hay thắc mắc của nhân viên muốn thay đổi trong JD tuyển dụng đều phải thông qua nhà quản lý. 

JD tuyển dụng mang lại những lợi ích gì cho nhân viên mới

Một JD tuyển dụng sẽ đem lại nhiều mặt lợi cho vị trí hoặc công việc mà ứng viên đang tuyển dụng. Bởi từ bản mô tả này sẽ giúp nhân sự mới hình dung rõ ràng và bao quát hơn về những công việc mà mình cần phải làm. 

Khi nắm rõ được những yêu cầu mà nhà tuyển dụng đưa ra sẽ định hướng chính xác việc ứng viên cần phải hoàn thành. Đồng thời, thông qua bản mô tả này giúp nhân viên biết được mức độ đãi ngộ sẽ được hưởng tương ứng với thành quả mà mình đạt được. Từ đó, người ứng tuyển sẽ có thêm động lực để có thể phấn đấu và vượt mức chỉ tiêu ban đầu mà nhà tuyển dụng đưa ra. 

Từ tiền đề này, nhân viên sẽ nhận được những đánh giá tốt từ ban lãnh đạo cấp trên, tạo ra nhiều cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp. Bên cạnh đó, khi nhiệm vụ và công việc đã được cụ thể hóa trong các văn bản lao động cũng như JD tuyển dụng sẽ đảm bảo được những quyền lợi và trách nhiệm như đã thỏa thuận ban đầu.

Chúng ta cũng không quên nhắc đến những lợi ích JD nhân viên tuyển dụng đối doanh nghiệp. Bản mô tả công việc sẽ là căn cứ pháp lý cũng là cơ sở để giải quyết khi có tranh chấp đối với nhân viên. 

Ngoài ra, JD trong tuyển dụng còn là cơ sở để nhà tuyển dụng đưa ra chính sách lương, thưởng và mức phạt khi sai quy định đã được chấp thuận từ trước của 2 bên. Tất cả đều được công khai, minh bạch rõ ràng và khẳng định được phong cách làm việc chuyên nghiệp của công ty. 

Hy vọng với cách xây dựng bản JD tuyển dụng đúng chuẩn ở trên đã giúp các công ty, đơn vị có thêm thông tin chi tiết và đầy đủ nhất về vấn đề này. Tất cả những chia sẻ trên sẽ là trợ thủ đắc lực cho nhà tuyển dụng khi viết JD.